La reforma laboral colombiana puso un límite a una práctica muy extendida: renovar el contrato a término fijo indefinidamente, año tras año, con la misma persona en el mismo puesto. Ahora, después de cuatro renovaciones consecutivas del mismo contrato, o de tres años continuos, la relación debe convertirse a término indefinido.
La regla se explica en una línea. Lo que casi ninguna empresa puede responder de memoria es la pregunta que se desprende: ¿en qué renovación va cada una de las personas contratadas a término fijo? Esta nota es sobre cómo contestarla antes de que la conteste el calendario.
Esta nota es orientativa. Para cada caso concreto y su régimen aplicable, consulta con tu asesor laboral.
¿Qué dice la regla?
Dos condiciones alternativas disparan la conversión:
- Cuatro renovaciones consecutivas del mismo contrato.
- Tres años continuos de relación.
Cumplida cualquiera de las dos, el contrato deja de ser a término fijo. Y ahí está el cambio que importa: un contrato indefinido no se extingue por vencimiento del plazo, porque no tiene plazo. Terminarlo requiere una justa causa o el pago de la indemnización que corresponda.
Para una empresa que usaba el término fijo justamente como mecanismo de flexibilidad, esa es toda la diferencia: el contrato que antes se terminaba dejando pasar la fecha, ahora hay que terminarlo de forma activa y con costo.
Por qué la mayoría no puede responder en qué renovación va
Porque la información existe pero está desparramada. En la práctica, las prórrogas de un contrato a término fijo viven en tres lugares distintos según la empresa:
- En papel, firmadas y archivadas en una carpeta física, muchas veces en otra sede.
- En correos, como archivos adjuntos que alguien envió y nadie indexó.
- En ningún lado: la relación siguió, se pagó el sueldo del mes siguiente y la prórroga se dio por hecha sin documento.
El tercer caso es el más frecuente y el más incómodo, porque una renovación tácita es igual de real que una firmada a los efectos del conteo, pero no deja constancia de cuándo empezó. Sin esa fecha, la empresa no sabe si a esa persona le quedan dos renovaciones o ninguna.
Qué revisar, en orden
| Paso | Qué mirar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| 1 | Listado de todas las personas con contrato a término fijo vigente | Definir el universo real, que casi siempre es mayor al que se cree |
| 2 | Fecha de ingreso original de cada una | Detectar quiénes ya pasaron los tres años continuos |
| 3 | Cantidad de prórrogas firmadas y sus fechas | Ubicar a cada persona en el conteo de las cuatro |
| 4 | Continuidad: si hubo cortes reales entre contratos | Un corte cambia el conteo; hay que poder probarlo |
| 5 | Vencimientos de los próximos doce meses | Decidir con tiempo, no en la semana del vencimiento |
El paso cuatro es el que más discusión genera. Un corte de unos días entre dos contratos, hecho para reiniciar el conteo, tiene que ser real y demostrable. Si la persona siguió asistiendo, marcando y cobrando, el corte existió en el papel y no en los hechos, y son los hechos los que se miran.
La decisión que hay que tomar con tiempo
Cuando una persona se acerca al límite, hay tres caminos, y los tres son mejores si se eligen con meses de anticipación:
Convertir a indefinido. Es lo que la norma prevé. Para un puesto estable que se viene renovando hace tres años, suele ser además lo que refleja la realidad.
Terminar antes del vencimiento correspondiente, con el preaviso y las formalidades del caso. Es una decisión de negocio, no un trámite: conviene tomarla porque el puesto se terminó, no porque venció el conteo.
Revisar si el término fijo era la figura correcta. Si el puesto es permanente y se viene renovando hace años, la pregunta de fondo no es cómo evitar la conversión sino por qué el contrato no era indefinido desde el principio.
Cómo se resuelve con Lenox HR
El contrato y sus prórrogas viven en el legajo, con fecha. La gestión documental guarda el contrato original y cada adenda con firma electrónica y fecha cierta, así que el conteo de renovaciones se consulta en vez de reconstruirse.
El vencimiento avisa antes de llegar. Los datos del legajo permiten armar el listado de contratos por vencer en los próximos meses, que es la información que hoy aparece cuando ya es tarde.
La continuidad se ve en la asistencia. Si hubo un corte entre contratos, el registro de asistencia muestra si la persona efectivamente dejó de marcar en ese período. Es el dato que sostiene, o desarma, el argumento del corte.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas veces se puede renovar un contrato a término fijo?
- Después de cuatro renovaciones consecutivas del mismo contrato, o de tres años continuos, la relación debe convertirse a término indefinido.
- ¿Qué cambia cuando el contrato pasa a indefinido?
- Deja de tener fecha de terminación, así que ya no se extingue por vencimiento del plazo. Terminarlo requiere justa causa o el pago de la indemnización que corresponda.
- ¿Cómo sé en qué renovación va cada persona?
- Contando las prórrogas firmadas y su continuidad, en el legajo. Si las renovaciones están en correos o fueron tácitas, la empresa no puede responderlo, y ese es el problema real.
- ¿La conversión es automática?
- Opera por el cumplimiento de la condición, no por una decisión de la empresa. Llegar a la fecha sin haberlo previsto no evita la consecuencia.